Der Gesetzgeber hat den Begriff der Betriebskosten definiert, § 556 Abs. 1 Satz 2, § 1 Abs. 1 Satz 1 BetrKV :

„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“.

Betriebskosten sind nur solche Kosten, die laufend – nicht jährlich – entstehen. Für eine Umlegung ist maßgeblich, dass die Kosten mit einer gewissen Wiederkehr entstehen. Bei einem zeitlichen Abstand von fünf bis zehn Jahren wird eine laufende Entstehung in Zweifel gezogen, ist jedoch nicht ausgeschlossen.

Keine Betriebskosten stellen Verwaltungskosten, Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung und Kosten für Anschaffung von Geräten und Ersatzteilen dar, § 1 Abs. 2 BetrKV:

„1. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten)“.

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