Der Vermieter hat über die Betriebskosten jährlich abzurechnen und muss die Abrechnung spätestens innerhalb von 12 Monaten dem Mieter mitteilen, § 556 Abs. 3 BGB:

„Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten“.

Der längste Zeitraum, über den ein Vermieter abrechnen kann beträgt somit 12 Monate. Ist in der Betriebskostenabrechnung ein längerer Zeitraum enthalten spricht dies bereits für einen grundlegenden Fehler in der Abrechnung. Der Zeitraum, über den der Vermieter abrechnet, muss nicht unbedingt das Kalenderjahr sein; hier ist der Vermieter frei.

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr fordern.

Regelmäßig ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch. Das bedeutet, der Abrechnungszeitraum ist der 01.01. bis 31.12. Die Abrechnung über diesen Zeitraum muss dem Mieter bis spätestens zum 31.12. zugehen, der auf den 31.12. des Abrechnungszeitraumes folgt.

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